Phát huy vai trò công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong bối cảnh mới tại Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai

Sau 02 lần sáp nhập[1] theo chủ trương chung của Trung ương và của tỉnh về sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy các cơ quan hành chính nhà nước, Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai được thành lập và từng bước ổn định tổ chức bộ máy. Nhằm kịp thời thống nhất công tác quản lý, bảo đảm tính đồng bộ, khoa học và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong toàn cơ quan, Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai đã ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn, triển khai gồm: Kế hoạch số 07/KH-SDTTG ngày 20/3/2025 về việc công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 327/QĐ-SDTTG ngày 05/8/2025 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Công văn số 180/SDTTG-VP ngày 24/7/2025 về việc triển khai các quy định về công tác văn thư, lưu trữ sau sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh; Quyết định số 426/QĐ-SDTTG ngày 30/9/2025 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Quyết định số 454/QĐ-SDTTG ngày 13/10/2025 về việc ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan.

Thực hiện Công văn số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ và Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 15/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Sở Dân tộc và Tôn giáo đã chủ động xây dựng và ban hành Kế hoạch số 33/KH-SDTTG ngày 04/6/2025 về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp, sáp nhập, làm cơ sở để tổ chức triển khai đồng bộ, thống nhất trong toàn cơ quan. Với tinh thần trách nhiệm cao, quyết liệt trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện, Sở đã tiến hành rà soát, thu thập, phân loại và chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phát sinh trong giai đoạn chuyển tiếp; kết quả đã thu thập và chỉnh lý hoàn chỉnh 2,0 mét tài liệu hình thành từ tháng 3 năm 2025 đến tháng 6 năm 2025, bảo đảm đúng quy định, khoa học và phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành của cơ quan.

Tiếp tục triển khai Kế hoạch số 60/KH-UBND ngày 19/02/2025 của UBND tỉnh về việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai năm 2025, Sở Dân tộc và Tôn giáo đã chủ động ban hành Quyết định số 81/QĐ-SDTTG ngày 04/6/2025 về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, làm cơ sở để tổ chức rà soát, phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định. Trên cơ sở đó, ngày 30/6/2025, Sở tiếp tục ban hành Công văn số 1320/SDTTG-VP đề nghị cơ quan chuyên môn kiểm tra, thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Kết quả, Sở Dân tộc và Tôn giáo đã hoàn thành việc nộp lưu 2,55 mét tài liệu thuộc lĩnh vực được giao trong giai đoạn từ năm 2020 đến tháng 02/2025 vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Biên bản giao nhận số 402/BB-TTLT ngày 09/10/2025, bảo đảm đúng quy trình, đầy đủ và khoa học. 

Nhằm chuẩn hóa quy trình lập và quản lý hồ sơ công việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của công chức và bảo đảm tính khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ, Sở Dân tộc và Tôn giáo đã tổ chức hướng dẫn trực tiếp việc lập hồ sơ công việc (hồ sơ giấy) cho toàn thể công chức cơ quan, từ khâu mở hồ sơ, thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, đến việc kết thúc và biên mục hồ sơ theo đúng quy định. Qua đó, công chức từng bước thực hiện việc lập hồ sơ công việc đầy đủ, thống nhất và đúng quy trình, chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng, chất đống, bó gói, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu của cơ quan. 

Hình 1. Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc (hồ sơ giấy) cho toàn thể công chức cơ quan

  Thời gian tới, Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai xác định việc phát huy vai trò công tác văn thư, lưu trữ gắn với chuyển đổi số là nhiệm vụ quan trọng, từ đó tập trung thực hiện một số giải pháp cơ bản sau:

Thứ nhất, tiếp tục chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ công việc gắn với việc hình thành hồ sơ điện tử ngay từ khâu phát sinh, bảo đảm thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử theo quy định.

Thứ hai, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ, kết nối đồng bộ với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và khai thác, sử dụng tài liệu.

Thứ ba, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nhằm nâng cao năng lực, kỹ năng số và ý thức trách nhiệm cho đội ngũ công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và công chức chuyên môn, góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới.

Trong bối cảnh thực hiện sắp xếp, sáp nhập tổ chức bộ máy gắn với đẩy mạnh cải cách hành chính, công tác lập hồ sơ, quản lý và lưu trữ tài liệu tại Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Việc thực hiện nghiêm túc, đồng bộ quy trình lập hồ sơ công việc không chỉ bảo đảm tính liên tục, đầy đủ của thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành, mà còn góp phần nâng cao kỷ luật, kỷ cương hành chính, xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại. Qua đó, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng phát huy vai trò là nền tảng hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quản lý nhà nước về công tác dân tộc và tín ngưỡng, tôn giáo trong giai đoạn mới./.

Hình 2. Công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai hướng dẫn lập hồ sơ công việc cho công chức cơ quan 

[1] Từ ngày 01/3/2025, sáp nhập Ban Tôn giáo trực thuộc Sở Nội vụ vào Ban Dân tộc thành lập Sở Dân tộc và Tôn giáo theo Nghị quyết số 12/NQ-HĐND ngày 27/02/2025 của Hội đồng Nhân dân tỉnh Đồng Nai. Từ ngày 01/7/2025, sáp nhập Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai cũ với Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Bình Phước cũ thành lập Sở Dân tộc và Tôn giáo tỉnh Đồng Nai mới theo Nghị quyết số 03/NQ-HĐND ngày 01/07/2025 của Hội đồng nhân dân tỉnh.