Điểm nghẽn trong công tác số hóa hồ sơ, tài liệu lĩnh vực dân tộc, tôn giáo

Số hóa hồ sơ, tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong quá trình cải cách hành chính và chuyển đổi số, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và lưu trữ thông tin. Tuy nhiên, để số hóa một cách hiệu quả, việc chỉnh lý, phân loại và chuẩn hóa hồ sơ trước khi đưa vào môi trường điện tử là khâu có ý nghĩa quyết định. Qua thực tế triển khai chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo Quyết định số 2996/QĐ-UBND ngày 05/12/2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai phê duyệt đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối hồ sơ, tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy, công tác số hóa đang gặp phải một số điểm nghẽn lớn ngay từ khâu chỉnh lý, lựa chọn tài liệu, cụ thể:

1. Chất lượng tài liệu đầu vào chưa đồng đều, đặt ra thách thức lớn cho khâu chuẩn hóa
Qua rà soát bước đầu đối với khối lượng hồ sơ, tài liệu được hình thành qua các thời kỳ, khó khăn lớn nhất hiện nay là sự thiếu đồng bộ về dữ liệu đầu vào. Do được lưu trữ qua nhiều giai đoạn khác nhau, các tài liệu có sự khác biệt rõ rệt về cách thức lập, sắp xếp và quản lý. Bên cạnh đó, tình trạng tài liệu bị trùng lặp, bản sao, bản photo khá phổ biến, đi kèm với chất lượng vật lý của văn bản không đồng đều. Thực trạng này đòi hỏi khâu rà soát, phân loại và chuẩn hóa phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng, khoa học trước khi tiến hành quét (scan), tránh tình trạng dữ liệu số hóa bị lỗi, rời rạc hoặc không thể khai thác.

Hình 1: Hồ sơ tài liệu trước khi chỉnh lý
2.Nguy cơ lãng phí nguồn lực do xu hướng số hóa tràn lan, thiếu trọng tâm.
Một điểm nghẽn cốt lõi khác trong công tác số hóa hiện nay là áp lực từ khối lượng tài liệu tồn đọng tương đối lớn, trong khi nhu cầu thực tế không đòi hỏi phải số hóa toàn bộ. Nhiều nhóm tài liệu có giá trị khai thác thấp hoặc thậm chí đã hết thời hạn bảo quản theo quy định. Nếu triển khai số hóa ồ ạt, đại trà sẽ gây gánh nặng rất lớn về khối lượng công việc, đồng thời làm phát sinh chi phí, kinh phí đầu tư khổng lồ của nhà nước. Do đó, việc chỉnh lý, xác định chính xác giá trị thực tiễn để lựa chọn đúng hồ sơ trước khi đưa vào dây chuyền số hóa là yêu cầu cấp thiết, giúp tập trung tối đa nguồn lực vào những tài liệu thực sự có giá trị hữu ích và tần suất khai thác cao.

Hình 2: Hồ sơ tài liệu sau khi được chỉnh lý

Hình 3: Hồ sơ sau khi chỉnh lý được lưu tại kho lưu trữ của Sở
3. Áp lực về kinh phí và các tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ trong lưu trữ lâu dài
Số hóa không đơn thuần dừng lại ở việc chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp điện tử thông thường (quét ảnh hoặc tệp PDF). Để phục vụ lưu trữ chuyên ngành, quy trình này đòi hỏi khắt khe về chất lượng hình ảnh, tính toàn vẹn của thành phần hồ sơ, đúng thứ tự sắp xếp, cùng hệ thống thông tin mô tả dữ liệu chuẩn hóa nhằm phục vụ tra cứu lâu dài. Việc chưa xác định cụ thể danh mục, số lượng cũng như yêu cầu kỹ thuật đặc thù cho từng nhóm tài liệu lĩnh vực dân tộc, tôn giáo đang gây khó khăn cho công tác xây dựng định mức, đề xuất bố trí kinh phí và tổ chức thực hiện một cách đồng bộ./.